Ohne Teilnehmer kein Event.

Ohne professionelles Teilnehmermanagement kein erfolgreiches Event!

Ohne Teilnehmer kein Event.

Ohne professionelles Teilnehmermanagement kein erfolgreiches Event!

Digitales Teilnehmer – Management

Die Unterstützung für Ihre erfolgreiche Veranstaltung

Bei der Organisation eines Events, stellt das Teilnehmermanagement die größte Herausforderung dar. Wir sind Eventmanager mit Leib und Seele und haben uns daher auf den Bereich Teilnehmermanagement spezialisiert. Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung in der Gesamtorganisation von Veranstaltungen aller Art, wissen wir genau, wie wichtig das Teilnehmerhandling als Erfolgsfaktor für ein gelungenes Events ist.

Die guest2B GmbH begleitet und berät Veranstaltungs-Projekte von der Einladung mit individueller Onlineanmeldungen bis hin zum Check-in der Gäste auf Ihrer Veranstaltung. Mit unseren App & webbasierten Registrierungstools führen wir das Teilnehmerhandling professionell und budgetbedacht durch. Es ist keine Installation oder Integration in die Kunden-IT notwendig, die Ansteuerung erfolgt über einen Internetbrowser. Alle Daten liegen auf einem abgesicherten Server in einem der größten Rechenzentren Deutschlands. Ob mit oder ohne Vor-Ort-Betreuung unterstützen wir Sie bis zum erfolgreichen Abschluss Ihrer Veranstaltung.

Teilnehmer-Prozess ansehen

01

Schritt 01

Einladung

Mit Ihrer Event Microsites samt integriertem TMS (Teilnehmer-Management-System) erhält Ihre Veranstaltung den passenden Auftritt im Netz. Dabei unterstützen wir Sie bei der Konzeption & Kreation damit alle Veranstaltungsrelevanten Daten erfasst und für ihre Gäste übersichtlich aufbereitet werden. Dank des angeschlossenen Backend erhalten Sie und Ihre Gewerke einen DSGVO – konformen Zugang für alle Informationen auf einen Blick.

  • Personalisierte Log-Ins bzw. offene Anmeldungen zur Consent-Einholung

  • Versand von automatisch generierten Bestätigungsmails

  • Umfangreiches Backend für die Kontingent-Verwaltung & einen DSGVO-konformen Datenabruf

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Schritt 02

Anmeldung

Zu einem kompletten Teilnehmermanagement zählt die gesamte Kommunikation zwischen Ihnen und den Teilnehmern. Egal ob analoges oder digitales Einladungsmanagement, Sie erhalten vom Save-the-date bis zur Dankesmail alle Vorlagen passend aufbereitet für Ihr Event.

Neben der Steuerung und Sammlung der Rückmeldungen können Sie sich auch beim Nachfassen von fehlenden Angaben auf uns verlassen. Damit die eingeholten Angaben auch ideal genutzt werden können, kümmern wir uns um passende Listengenerierung und Bereitstellung nach verschiedenen Wunsch-Kriterien für alle Gewerke.

  • Teilnehmerkommunikation: Save-the-date-, Einladungs-, Reminder- und Bestätigungsunterlagen

  • Bereitstellung einer veranstaltungsbezogenen E-Mail Adresse und Hotline

  • Postalischer oder digitaler Versand inkl. Consent-Einholung (DSGVO-konform)

  • Automatisierte Dokumenten- und Unterschrifteinholung per Docu-Sign Schnittstelle

03

Schritt 03

Bereitstellung & digitaler Support

Neben der Reise- & Shuttleplanung unterstützen wir unsere Kunden auf Wunsch beim Abgleich der angegebenen Gäste-Daten z. B. bei Flugdatenbanken. Im Bereich des Hotelmanagements dienen wir als Bindeglied zwischen Ihnen und den gebuchten Hotels.

  • Hotel Management: Unterstützung der Gäste bei der Reiseplanung (Flug, Bahn, Eigenanreise, Mitfahrpool etc.)

  • Reisemanagement: Welcome-Situation Hotel, inkl. Übergabe wichtiger Veranstaltungsunterlagen bei Ankunft Ihrer Gäste

  • Event App (iOS und Android) mit folgenden Inhalten: Agenda der Veranstaltung, Locationmap, Kontakt- / Teilnehmerverzeichnis, Produktinformationen, Städteinformation zum Veranstaltungsort, Wettervorhersage, Q&A in Echtzeit, Feedbackabfrage, Up- und Download von Bildern (Bsp. Fotocontest), Messenger-Funktion der Teilnehmer untereinander

04

Schritt 04

Services vor Ort & Event-Auswertung

Von der Besetzung eines Info-Counters bei der Anreise Ihrer Gäste bis zur Unterstützung bei der Abrechnung bieten wir vielfältigen Support bei der Umsetzung Ihres Events. Für die Ankunft Ihrer Gäste stellen wir alle Komponenten zur Verfügung (Erfahrenes Personal zur Begrüßung I Hardware, wie Namebadge-Drucker, Scanner etc.) die es braucht, um einen reibungslosen Start Ihres Events zu gewährleisten

  • Übergabe von personalisierten Namebadges und weiteren Veranstaltungsunterlagen

  • Ständiges Reporting der Check-In Situation an den Kunden (z.B. An- und Abwesenheits-Zeiten)

Auch im Anschluss an eine erfolgreiche Veranstaltung begleiten wir Sie z.B. durch die Erstellung von Dankesschreiben oder anonymisierten Feedbackabfragen

  • Aufbereitung finaler Listen und Reports & CRM-Exporte

  • Feedbackauswertung & Aufbereitung finaler Statistiken

Unsere Leistungen

Einzigartige Dienstleistungen, gepaart mit jeder Menge Innovation

Der Druck von CI-konformen Teilnehmerunterlagen kann direkt aus dem Tool erfolgen. Entweder im Vorfeld mit postalischem Versand oder als kurzfristige Nachproduktion vor Ort.

Kunden die uns vertrauen

Ob Agentur oder Endkunde, unser Support bei Veranstaltungen hat bisher jeden überzeugt

Es gibt immer einen Weg

Und genau diesen finden wir gemeinsam.

Meine Name ist Maximilian Tratzky, Geschäftsführer der guest2B GmbH. Als Frontmann, Netzwerker und innovativer Lösungsfinder bin ich die treibende Kraft in der Weiterentwicklung des Registrierungstools. Die langjährige Eventerfahrung und das damit verbundene Kunden- und Teilnehmerverständnis ist quasi mein perfektes Handwerkszeug für das professionelle Teilnehmermanagement. Egal um welche Art von Events es sich handelt – gemeinsam finden wir einen Weg bzw. eine Lösung.

Noch Fragen? Testen Sie uns!

Sie möchten mehr über das Thema Teilnehmerhandling erfahren? Gerne beraten wir Sie bei Ihrer Veranstaltung. Bei konkreten Veranstaltung erstellen wir Ihnen freibleibend auch eine erste Ansicht, wie Ihre Veranstaltung durch ein strukturiertes Teilnehmermanagement unterstützt werden kann.

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